4.1.1. Diseño, Organización, Indices, Marcos y Fuente

Diseño

Para diseñar las cédulas y su integración ordenada, es preciso considerar las necesidades de la revisión en función de los objetivos planteados y de las probables conclusiones a que se pretenda llegar, con objeto de que constituyan elementos prácticos para estructurar la información, su proceso y los resultados de los procedimientos aplicados.

A continuación se describen las cualidades que debe reunir una cédula para cumplir su cometido:

1. Objetiva: es decir, la información debe ser imparcial y lo suficientemente amplia para que el lector pueda formarse una opinión.
2. De fácil lectura: para lo cual su contenido se integrará de manera lógica, clara y sencilla.
3. Completa: en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditoria realizado, y sustentar debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones.
4. Relacionar claramente: los cruces entre las distintas cédulas (sumarias, analíticas y sub analíticas, de tal manera que los índices y marcas remitan al lector a otros datos con facilidad.
5. Ser pertinente: por lo cual sólo deberá contener la información necesaria para cumplir el objetivo propuesto.

Organización

Los papeles de trabajo son propiedad del auditor durante y después del desarrollo del examen de auditoria. Deberán ser custodiados, controlados, clasificados y archivados de tal forma que se garantice la salvaguarda, orden y accesibilidad a la información que contienen.

ARCHIVO PERMANENTE.

Contiene información que permite mantener un conocimiento “permanente” y actualizado de las actividades o hechos de la compañía auditada relacionada con el tipo de servicio ofertado. La información tiene vigencia por más de un periodo.

ARCHIVO ADMINISTRATIVO

Contiene información relacionada con la administración del trabajo de la auditoria, cuyo uso y vigencia está limitado solo al período o ejercicio del examen de auditoria.

ARCHIVO CORRIENTE.

Contiene la información que soporta el resultado del trabajo (la opinión) del auditor independiente sobre la información financiera examinada. La evidencia y extensión de los procedimientos de auditoria contenidos tanto en pruebas de cumplimiento como sustantivas. Estas reflejan el cuidado y diligencia que ejercitó el auditor en la conducción de su examen. Algunos de los documentos incluidos son: Cédulas (sumaria, detalle, analíticas, hallazgo, narrativas, de marcas, entre otras); cuestionarios de control interno y programas de auditoria.

Indices

Para facilitar el ordenamiento y archivo de los papeles de trabajo y su rápida localización, se acostumbra ponerles una clave a todos y cada uno de ellos en lugar visible que se escribe generalmente con un lápiz denominado "Lápiz de Auditoría".

Se clasifican en:

• Indice Numérico Alfabético.
• Indice Alfabético Doble.
• Indice Alfabético Doble Numérico.
• Indice Numérico.
• Indice Decimal.
• Indice de Plan Único de Cuentas.

Marcas

Son signos elaborados para identificar y explicar los procedimientos de auditaría ejecutados. Toda cédula de trabajo debe servir a un propósito por lo tanto, debe con marcas del trabajo realizado. Las marcas de auditaría son de dos tipos: 

con significado uniforme: se emplean frecuentemente en la auditoria y, 

con la leyenda a criterio del auditor: se emplean describiendo su significado en la cédula correspondiente. 

REGLAS PARA APLICAR EN LAS MARCAS DE AUDITORIA

Las reglas que deben observarse para la aplicación de las marcas de auditaría son: 

se escriben con lápiz o lapicero rojo 

el supervisor debe emplear un color distinto de lápiz o lapicero 

se incluyen en la última cédula de cada rubro, indicando al lado derecho, la leyenda y marcas utilizadas. 

Fuente

La fuente es sobre de donde se saco la información ya sea de un área, de documentación que se pidió o de un papel de trabajo que se realizo por parte del auditor.